Per studi odontoiatrici, fisioterapisti e podologi
StudioInOrario tiene insieme le agende di ogni poltrona e di ogni lettino e avvisa i pazienti prima della seduta. Quando qualcuno disdice, il posto libero viene proposto subito a chi aspetta, invece di restare vuoto.
Martedì mattina
Promemoria del giorno prima: partiti da soli, senza telefonate di conferma.
Il problema
Una mattina come tante, in uno studio che lavora bene ma tiene l'agenda a mano.
Sono le nove meno un quarto e in accettazione ci sono già tre persone in piedi. Il telefono squilla mentre la segretaria sta consegnando un preventivo, e dall'altra parte c'è una signora che vuole spostare il controllo di venerdì. L'agenda della settimana è un foglio A3 con tre colonne, una per ogni poltrona, riempito a matita e corretto tante volte che in alcuni punti la carta è consumata. Per capire se venerdì alle sedici c'è spazio bisogna girare la pagina, incrociare la riga dell'igienista con quella dell'odontoiatra e sperare che nessuno abbia scritto un appuntamento sul quaderno sbagliato.
Alle undici e dieci arriva la telefonata che rompe la mattina: il paziente delle undici e mezza non viene, ha avuto un imprevisto. Sono cinquanta minuti di poltrona, con l'assistente già pronta e lo strumentario preparato. In teoria basterebbe chiamare qualcuno che aspetta un posto, ma l'elenco di chi ha detto «se si libera qualcosa mi avvisi» è sparso tra un post-it, il margine dell'agenda e la memoria di chi quel giorno non è in turno. Si prova a chiamare due numeri, non risponde nessuno, e alle undici e mezza la sala operativa resta accesa senza nessuno dentro.
La sera, quando l'ultimo paziente è uscito, comincia il secondo turno della segreteria: le telefonate di conferma per il giorno dopo. Venti chiamate, metà a vuoto, qualche messaggio lasciato in segreteria telefonica che nessuno riascolterà. Nel frattempo i richiami di igiene a sei mesi restano dove sono da settimane, i cicli di fisioterapia interrotti a metà non li ha ripresi nessuno e le medicazioni di controllo dei pazienti podologici si fissano solo quando il paziente si fa vivo da solo. Non è un problema di volontà: è che quel lavoro non ha un momento suo nella giornata.
La soluzione
Non cambia il modo di curare: cambia il modo in cui l'agenda tiene insieme risorse, promemoria e richiami.
StudioInOrario mette le agende dello studio una accanto all'altra: una riga per ogni poltrona, per ogni lettino e per ogni professionista, con le durate reali delle prestazioni che fai davvero. Una seduta di igiene non dura quanto una prima visita, una tecar non occupa il lettino come una rieducazione post operatoria e una medicazione podologica ha tempi suoi. Quando le durate sono quelle giuste, l'agenda smette di accavallarsi e la sala d'attesa smette di riempirsi di persone che aspettano il proprio turno oltre l'orario.
Da lì in poi il lavoro ripetitivo lo fa il programma. I promemoria partono da soli qualche giorno prima e la mattina della seduta, con un testo neutro che ricorda giorno, ora e studio senza scrivere che prestazione è prevista. Il paziente che non può venire disdice dal link del messaggio, senza dover telefonare in orario di apertura, e il posto liberato viene proposto subito a chi è in lista d'attesa per quella fascia. La segreteria vede tutto dalla stessa schermata e interviene solo dove serve una voce umana.
Si parte dalle risorse reali dello studio: poltrone, lettini, sale, professionisti e orari di apertura. Per ogni prestazione si imposta la durata vera e il tempo di riassetto tra un paziente e l'altro, così le fasce libere che il programma propone sono davvero disponibili e non ottimistiche.
Scegli quanti avvisi mandare e con quanto anticipo, di solito uno a qualche giorno di distanza e uno il giorno prima. Il canale lo indica il paziente in accettazione, il testo è sempre lo stesso modello, neutro e senza riferimenti alla prestazione, con giorno, ora, indirizzo e link per disdire.
Chi accetta di essere richiamato entra nella lista d'attesa della fascia che gli serve. Quando arriva una disdetta, StudioInOrario propone il posto alle persone giuste in ordine e blocca lo slot per il primo che risponde, senza che nessuno debba fare tre telefonate mentre la sala d'attesa aspetta.
Funzionalità
Otto strumenti pensati sul modo in cui uno studio lavora davvero: risorse, durate, promemoria, disdette e richiami.
Vedi in una schermata sola tutte le risorse dello studio, con i turni di chi lavora quel giorno. Sposti un appuntamento trascinandolo e il programma avvisa subito se la risorsa è già occupata.
Prima visita, igiene, controllo ortodontico, seduta di terapia manuale, medicazione: ogni prestazione ha la sua durata e il suo tempo di riassetto. L'agenda propone solo fasce che stanno davvero in piedi.
Due avvisi per ogni appuntamento, con l'anticipo che decidi tu e il canale scelto dal paziente. Il testo è un modello fisso dello studio, così nessuno improvvisa il messaggio a mano la sera.
Dal promemoria il paziente conferma o disdice in due tocchi, anche fuori orario di apertura. La disdetta arriva in agenda subito e libera la fascia, invece di restare in una segreteria telefonica.
Chi vuole anticipare indica i giorni e le fasce che gli vanno bene. Quando si libera un posto compatibile, il programma lo propone in ordine e lo assegna a chi risponde per primo.
Igiene a sei mesi, controllo dell'apparecchio, rivalutazione a fine ciclo, medicazione di controllo: il richiamo si programma quando chiudi la seduta e torna a galla da solo alla scadenza.
Imposti il preavviso minimo che lo studio chiede e vedi, per ogni paziente, quante volte non si è presentato. Serve a decidere chi richiamare a voce e chi conviene prenotare in fasce meno pregiate.
Ogni persona dello studio entra con le proprie credenziali e vede quello che le serve. I testi dei promemoria non riportano diagnosi né prestazioni, per non esporre informazioni sanitarie sullo schermo di un telefono.
Vantaggi
Non promettiamo percentuali: elenchiamo le cose che smettono di dipendere dalla memoria di qualcuno e dal telefono della sera.
Un promemoria arrivato al momento giusto evita gran parte delle dimenticanze, e la lista d'attesa copre le disdette che restano. Il tempo clinico che avevi già pagato, in affitto, personale e strumentario, torna a essere tempo lavorato.
Le conferme non si fanno più a mano la sera e le richieste di spostamento arrivano scritte, non urlate sopra il rumore della sala d'attesa. Chi sta in accettazione può tornare ad accogliere le persone che ha davanti.
I richiami di igiene, le rivalutazioni di fine ciclo e le medicazioni di controllo non dipendono più dalla memoria di qualcuno. Il percorso di cura resta continuo e lo studio riempie l'agenda con persone che già conosce.
Il fatto che una persona abbia un appuntamento in uno studio sanitario è già un'informazione delicata. I messaggi restano neutri, gli accessi sono nominativi e tracciati, e lo studio può rispondere con precisione se un paziente chiede conto dei propri dati.
Prova sociale
Odontoiatria, fisioterapia e podologia usano StudioInOrario per motivi diversi: le conferme serali, i cicli di sedute, i controlli che devono tornare a distanza fissa.
La sera la mia assistente restava mezz'ora al telefono a confermare gli appuntamenti del giorno dopo, e comunque qualcuno spariva. Adesso i promemoria partono da soli e le disdette arrivano scritte, con ore di anticipo. La differenza vera l'ho vista sui richiami di igiene: prima li rimandavamo sempre, ora ripartono da soli a scadenza.
Lavoro quasi solo su cicli di sedute e il problema era tenere insieme dieci appuntamenti a distanza di giorni. Ora li fisso tutti alla presa in carico e il paziente riceve il promemoria prima di ognuno. Se salta una seduta, il posto lo propongo a chi aspetta invece di restare con il lettino fermo un'ora.
Nel mio lavoro contano i controlli che tornano: medicazioni, verifiche dopo un plantare, pazienti che devono essere rivisti a distanza fissa. Prima dipendeva dalla mia memoria e da un quaderno. Adesso programmo il richiamo quando chiudo la seduta e me lo ritrovo in agenda al momento giusto.
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si paga per studio e non per appuntamento: quello che cambia è il numero di professionisti, di poltrone e di lettini da tenere insieme.
24 euro al mese
Per chi lavora da solo, con una sala operativa e la segreteria a ore
Il piano più completo per uno studio
49 euro al mese
Per lo studio con più poltrone o lettini e una segreteria stabile
89 euro al mese
Per chi coordina più specialisti, più sedi e una direzione sanitaria
Prezzi per studio, IVA esclusa, senza costi di attivazione e senza vincolo di durata: i piani si cambiano dal mese successivo, in su o in giù, quando cambia il numero di poltrone o di collaboratori.
Domande frequenti
Privacy dei messaggi, disdette, ruoli nel trattamento dei dati e tempi di avvio: le risposte che diamo più spesso al telefono.
No, e non è una limitazione tecnica ma una scelta. Il messaggio riporta giorno, ora, nome dello studio e indirizzo, più il link per confermare o disdire. Il fatto che una persona sia in cura presso uno studio odontoiatrico o riabilitativo è già un'informazione sulla salute, e uno schermo di telefono può essere letto da chiunque si trovi vicino. Se ti serve un riferimento in più, puoi aggiungere un codice interno che ha senso solo per la segreteria.
Il promemoria di un appuntamento già fissato è una comunicazione di servizio legata alla prestazione che il paziente ha chiesto, non un messaggio promozionale. Va comunque descritto nell'informativa che lo studio consegna, indicando il canale usato e come cambiarlo. Cosa diversa sono gli inviti commerciali e le campagne di richiamo con finalità di marketing: per quelli serve una base giuridica autonoma e un consenso raccolto in modo chiaro.
Dal promemoria il paziente apre una pagina e disdice in due tocchi, anche di notte. StudioInOrario libera subito la fascia e avvisa la segreteria. La quota di mancata disdetta, se lo studio la prevede, resta una questione contrattuale tra studio e paziente: il programma registra data e ora della disdetta e il preavviso effettivo, così hai un riscontro oggettivo, ma non incassa nulla e non emette documenti fiscali.
Sì, è il caso per cui è nato. Ogni poltrona, lettino o sala è una risorsa con i suoi orari, e ogni professionista ha il suo turno. Un appuntamento occupa contemporaneamente la persona e la risorsa, quindi il programma impedisce di prenotare due pazienti sullo stesso riunito o di assegnare l'igienista a due sedute sovrapposte. Nel piano Poliambulatorio le sedi restano separate ma si vedono da un unico quadro.
No. StudioInOrario si occupa di agenda, promemoria, disdette e richiami, e si ferma lì. Non contiene diagnosi, anamnesi, piani di cura o immagini radiografiche, e non emette fatture né invia dati al Sistema Tessera Sanitaria. Chi ha già un gestionale clinico continua a usarlo per la parte sanitaria e amministrativa: qui trova soltanto la parte di agenda, che di solito è la più scomoda da tenere ordinata.
Il titolare del trattamento resta lo studio, che decide finalità e modalità. Chi fornisce il programma agisce come responsabile del trattamento e va nominato per iscritto secondo l'articolo 28 del Regolamento UE 2016/679, con un atto che descrive istruzioni, misure di sicurezza e durata. Lo studio dovrà aggiornare il registro delle attività di trattamento previsto dall'articolo 30 e la propria informativa ai pazienti.
La parte lunga non è l'installazione ma la messa a punto: elencare risorse e orari, decidere le durate reali delle prestazioni e scrivere una volta sola i testi dei promemoria. Uno studio con una o due poltrone di solito impiega un pomeriggio. Conviene tenere l'agenda vecchia in parallelo per la prima settimana e passare del tutto quando la segreteria si fida delle fasce proposte.
Dal blog
Guide pratiche su promemoria, privacy dei messaggi e abitudini che lasciano ferme le poltrone.
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Quanti avvisi mandare, con quale anticipo, su quale canale e con quale testo per ridurre le mancate presentazioni senza telefonate di conferma la sera.
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Scrivici quante poltrone o lettini hai, chi lavora in studio e come confermi oggi gli appuntamenti del giorno dopo. Ti rispondiamo con una proposta concreta su durate, promemoria e recupero delle disdette, tarata sul tuo tipo di prestazioni. Se preferisci vedere prima come si muove l'agenda, ti mostriamo tutto dal vivo in venti minuti.
Non sai in quale piano rientra il tuo studio? Scrivilo nel messaggio, lo capiamo insieme.